Comment manager une équipe

Première question du manager, notamment lors d’une prise de fonction : comment manager une équipe ?

La réponse à la question « comment manager une équipe » peut prendre de multiples formes. Cette page se concentre sur les fondamentaux du management d’équipe. Le management est un métier à part entière, un métier souvent perçu comme difficile, en particulier par les jeunes. Qu’est-ce que l’entreprise peut attendre du manager ? Quelles sont les bonnes pratiques en la matière ? Comment prendre en compte le management des salariés à distance ? Cette page propose de nombreux conseils en terme de méthode de travail pour la gestion d’équipe.

Manager une équipe, c'est d'abord créer un sentiment d'appartenance

Un des fondamentaux du management repose sur la création du lien entre les membres de l’équipe. Dans ce cadre, la définition et la mise en place de rituels sont importants pour gérer l’équipe. Les rituels collectifs, même simples, créent une bonne base relationnelle. Ces rituels peuvent être formels, à travers les réunions hebdomadaires par exemple, ou informels, voire pour des occasions plus personnelles : pause café en équipe, repas de fin d’année dans une adresse sympa, anniversaires… Les nouvelles idées sont les bienvenues ! Toutes ces manifestations concourent à créer un environnement et des habitudes d’équipe. Ne pas hésitez non plus à remettre régulièrement en question les décisions prises depuis des mois.

Le management à distance imposera d’ailleurs une révision des modalités pour maintenir les rituels collectifs mais plusieurs solutions existent grâce à la diversité des outils de communication.

Orienter les actions de l'équipe

Moins les objectifs sont clairs, plus les erreurs sont précises !

Diriger l’équipe, c’est d’abord fixer des objectifs. Pour créer un esprit d’équipe, il peut être intéressant de fixer un objectif commun à l’ensemble des membres d’équipe. Cet objectif doit avoir un sens pour les collaborateurs : idéalement il est en relation avec la stratégie globale de la structure pour que chacun comprenne comment sa mission participe à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

La méthode SMART reste une des méthodes les plus utilisées. Un objectif SMART est :

Spécifique : une seule interprétation possible
Mesurable
Ambitieux : challengeant, car il s’agit de faire progresser le collaborateur
Réaliste : accessible, atteignable
Temporel

La fixation de l’objectif doit nécessairement s’accompagner de moyens. Il est de la responsabilité du chef de s’assurer que la personne est capable de réaliser sa mission dans de bonnes conditions : budget, temps alloué, formation…

Enfin, « less is more« . Plus le nombre d’objectifs est élevé, plus les chances de les atteindre s’amenuisent.

Déléguer des missions : un essentiel pour manager une équipe

Pour commencer, déléguer n’est pas « refourguer une patate chaude ». La délégation est un acte managérial qui a pour but de faire progresser le collaborateur, et c’est là une mission essentielle du manager ! Cet acte est d’ailleurs souvent qualifié de difficile et on peut reconnaître certains bons – voire les meilleurs – managers dans leur manière d’exceller dans l’art de la délégation.

Déléguer présente de nombreux avantages :

Dégager du temps pour le manager qui se concentrera alors sur d’autres dossiers
Se recentrer sur les taches managériales
Faire monter en compétences ses collaborateurs en prenant en compte leurs différences
Fidéliser et motiver les collaborateurs en leur donnant l’occasion d’apprendre, d’évoluer et de se sentir utiles et valorisés au travail

Il faut néanmoins savoir déléguer en fonction des compétences du collaborateur.

Comment manager une équipe

Lorsque la mission est très en-dessous des compétences, le (mauvais) travail rendu n’atteindra pas l’objectif : dépréciation.
Lorsque la mission est en-dessous des compétences, même phénomène : la qualité risque ne pas être au rendez-vous : décompensation.
Lorsque la mission est largement au-dessus des compétences, bien entendu, elle impossible à effectuer.
La meilleure délégation consiste à fixer un objectif légèrement au-dessus des compétences disponibles pour le projet. La motivation alliée à la confiance devrait générer un résultat supérieur aux attentes : le dépassement.

Il faudra prendre en compte les différences de chacun. Selon votre évaluation de la situation et la personnalité du collaborateur, l’attribution de nouvelles missions devra s’accompagner de plus ou moins de conseils sur le chemin à emprunter pour les réaliser. Un point d’étape régulier sera fixé pour échanger, s’assurer de la bonne gestion et du fait que les données et moyens adaptés au projet sont à disposition, et suivant le projet, visualiser les prochaines étapes et décisions à prendre.

Fixer le cadre

Diriger une équipe consiste également à fixer le cadre de travail, les règles au sein de l’équipe. Les règles sont importantes à plusieurs titres :

Pour garantir les bonnes ondes au sein de l’équipe, le « bien vivre ensemble »
Pour contrôler
Pour communiquer
Pour protéger les collaborateurs mais aussi le manager
Pour optimiser le travail

La définition des règles peut constituer un bon exercice collectif via une méthode de management participatif. Même la définition de certaines règles simples comme l’utilisation de la messagerie peut s’avérer une excellente occasion de partager sur le sujet et de créer de la cohésion. Suivant le profil et l’usage, les trucs et astuces de chacun pourront aussi augmenter la productivité de l’équipe.

Le travail à distance nécessitera d’ailleurs le respect de certaines règles au sein de l’équipe pour que les choses se passent au mieux.

Les règles sont également essentielles pour gérer la situation lors d’un moment plus difficile. Ce sont elles qui permettent de différencier les erreurs des fautes des collaborateurs. En effet, si les comportements observés ne correspondent pas aux règles, alors le rôle du manager sera de recadrer, voire de sanctionner.

Un des devoirs du manager d'équipe : recadrer un collaborateur si nécessaire

Avant de recadrer, il faudra s’assurer que la règle était bien connue et comprise. Si ce n’est pas le cas, il s’agira uniquement d’un rappel à la règle, sinon, cela implique de recadrer. Autre exercice difficile du management qui fait généralement monter le niveau de stress alors il ne faut pas hésiter à répéter, créant plus de confiance en soi. Les conflits ne se règlent pas forcément dans l’urgence.

Voici la proposition de la structure d’un recadrage, aussi nommée « sandwich » :

Faits : Énoncer les faits et obtenir un « oui »
Règle : Expliquer pourquoi il y a un écart par rapport à la règle
Émotions : Exprimer vos émotions dans un registre professionnel
Règle : Préciser ce que vous attendez
Faits : Obtenir l’engagement du collaborateur

Apprendre comment manager une équipe est essentiel

Certains diront que le management est une compétence innée. C’est faux. Le management d’équipe s’apprend à force de théorie mais surtout de pratique et de partage avec ses pairs. La formation aux bonnes pratiques managériales devrait cependant être systématique lors d’une première prise de fonction dans ce rôle. SYN’UP propose des formations de management mais également du coaching d’équipe dédié à l’intégration d’un nouveau manager ou d’un nouveau collaborateur. Le management est un beau métier, épanouissant, source de plaisir et de grande satisfaction !

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